Comprender los acuerdos de confidencialidad en los servicios de traducción: lo que necesita saber

En esta guía responderemos a las siguientes preguntas:

¿Qué es un acuerdo de confidencialidad y por qué podría necesitarlo para una traducción?

Conceptos básicos de los acuerdos de confidencialidad

Un acuerdo de confidencialidad es un contrato legal que crea una relación confidencial entre dos o más partes. En pocas palabras, es un acuerdo que dice: «Que esto quede entre nosotros».

Si comparte información confidencial, como documentos legales, registros personales o datos financieros, probablemente no querrá que llegue a nadie más que a los destinatarios previstos. Esta preocupación aumenta cuando compartes esa información con alguien ajeno a tu organización.

Ahí es donde entran en juego los acuerdos de confidencialidad. Formalizan esa expectativa de privacidad.

Por qué son importantes los acuerdos de confidencialidad en la traducción

Cuando se trabaja con un proveedor de servicios de traducción, sobre todo si se trata de documentos que contienen información confidencial o sujeta a derechos de propiedad, un acuerdo de confidencialidad puede ofrecer garantías jurídicas de que el material no se divulgará ni se utilizará indebidamente. Esto es especialmente importante en sectores como el derecho, la sanidad o la tecnología, donde las filtraciones involuntarias pueden tener graves consecuencias.

Y aunque la mayoría de los traductores profesionales se toman esta responsabilidad muy en serio y adoptan las medidas necesarias para proteger dicha información, un acuerdo de confidencialidad firmado añade una capa de responsabilidad. Usted sabe que la persona que maneja su material se ha comprometido, por escrito, a no utilizarlo indebidamente.

¿Quién debe firmar el acuerdo de confidencialidad, la empresa de traducción o yo?

Los acuerdos de confidencialidad iniciados por el cliente frente a los iniciados por el proveedor

No hay normas estrictas sobre quién debe proporcionar el acuerdo de confidencialidad. Algunos clientes prefieren utilizar su propio NDA estándar para mantener la coherencia entre proveedores, mientras que otros confían en la empresa de traducción para que les proporcione uno. En U.S. Language Services podemos adaptarnos a ambos enfoques, en función de sus preferencias.

Cuándo debe tomar usted la iniciativa

Si su organización tiene requisitos legales específicos o una plantilla de acuerdo de confidencialidad preferida, lo mejor es que proporcione su propio acuerdo de confidencialidad. De este modo se asegura de que se satisfacen sus necesidades de cumplimiento y de que el proveedor de traducción se ajusta a su marco legal.

¿Puede U.S. Language Services proporcionarme un acuerdo de confidencialidad?

Sí, podemos

U.S. Language Services ofrece una plantilla de acuerdo de confidencialidad personalizable para aquellos clientes que aún no dispongan de una. Nuestro acuerdo de confidencialidad cubre las salvaguardas legales esenciales y, al mismo tiempo, es lo suficientemente flexible como para adaptarse a una amplia gama de casos de uso.

Diseñado para su protección

Nuestro acuerdo de confidencialidad estándar incluye obligaciones de confidencialidad, limitaciones en el uso de la información y recursos legales en caso de incumplimiento. Si es necesario, podemos adaptar el lenguaje para reflejar los requisitos específicos de su sector o jurisdicción.

Plantilla de acuerdo de confidencialidad para servicios de traducción

Qué incluye nuestra plantilla

Nuestra plantilla de acuerdo de confidencialidad suele incluir los siguientes elementos:

• Identificación de las partes
• Definición de información confidencial
• Alcance del uso permitido
• Duración de la confidencialidad
• Recursos en caso de incumplimiento

Personalización y flexibilidad

Podemos modificar nuestros acuerdos de confidencialidad para adaptarlos a sus necesidades específicas. Tanto si está traduciendo historiales médicos, memorandos internos o contratos legales, podemos adaptar el contenido para reflejar los términos y condiciones de confidencialidad adecuados.

¿Por qué debería enviar mi propio NDA?

Control sobre los términos legales

El envío de su propio acuerdo de confidencialidad le garantiza el uso de un lenguaje aprobado por su equipo jurídico y en consonancia con las políticas de cumplimiento de su empresa. Esto puede ser especialmente importante para determinados sectores regulados, como las finanzas, la sanidad o los servicios gubernamentales.

Aprobaciones internas más rápidas

El uso de la plantilla de su empresa puede reducir el tiempo de revisión legal, ya que ha sido aprobada internamente. Esto permite que su proyecto de traducción avance sin retrasos innecesarios.

¿Qué debe incluir mi acuerdo de confidencialidad antes de enviarlo a un proveedor de servicios de traducción?

Cláusulas clave a tener en cuenta

Antes de enviar su acuerdo de confidencialidad a un proveedor de servicios de traducción, asegúrese de que incluye:

• Una definición clara de la información confidencial
• Usos permitidos de esa información
• Obligaciones del proveedor de traducciones
• Duración de la confidencialidad

Claridad y sencillez

Evite un lenguaje demasiado complejo que pueda confundir en lugar de proteger. Un acuerdo de confidencialidad claro y conciso es más fácil de entender y cumplir para ambas partes.

¿Es necesario que mi acuerdo de confidencialidad mencione específicamente los servicios de traducción?

Recomendado pero no obligatorio

Aunque no es estrictamente necesario, mencionar explícitamente «servicios de traducción» o «servicios lingüísticos» en el acuerdo ayuda a aclarar su aplicabilidad.

Evitar lagunas jurídicas

Incluir expresiones como «todos los servicios relacionados con la traducción, localización o interpretación de contenidos» puede proporcionar una cobertura completa.

¿Cómo envío mi acuerdo de confidencialidad a U.S. Language Services?

Opciones de envío

Puede enviarnos su NDA por correo electrónico (preferiblemente en formato PDF) a info@uslanguageservices.com. Una vez recibido, lo revisaremos y firmaremos lo antes posible.

Opciones de firma digital

También aceptamos acuerdos de confidencialidad a través de plataformas de firma electrónica segura como DocuSign, Adobe Sign o servicios similares. Sólo tiene que indicarnos el método que prefiere.

¿Qué formato debe tener el acuerdo?

Tipos de archivo preferidos

Aceptamos NDA en Word (.docx), PDF o a través de plataformas seguras de firma electrónica. Para una entrega más rápida, recomendamos utilizar un PDF o un formato de firma electrónica.

Legibilidad y edición

Asegúrese de que el documento sea legible, incluya la información de su empresa y disponga de campos para la firma, la fecha y los nombres impresos. Los documentos de Word editables son aceptables si desea que rellenemos campos específicos.

¿A quién debo dirigir el acuerdo de confidencialidad?

Datos del representante de la empresa

Los NDA pueden dirigirse a «U.S. Language Services LLC». Si lo solicita, podemos facilitarle el nombre completo y el cargo de la persona que firmará en nombre de nuestra empresa.

Hágalo oficial

Incluya nuestra dirección comercial y EIN si es necesario para su documentación legal. Estaremos encantados de facilitarle esta información si lo solicita.

¿Qué ocurre después de firmar el acuerdo de confidencialidad?

Confirmación y próximos pasos

Una vez firmado el acuerdo, le confirmaremos la recepción por correo electrónico. A continuación, se le autorizará a enviar sus documentos confidenciales.

Incorporación al proyecto

Una vez que recibamos sus documentos, los revisaremos y uno de nuestros gestores de proyectos se pondrá en contacto con usted si tiene alguna pregunta. Una vez definido el alcance del servicio, le enviaremos un presupuesto, la fecha de entrega y las instrucciones de pago.

¿Aún tiene preguntas sobre los acuerdos de confidencialidad y la traducción?

Estamos aquí para ayudarle

Si tiene más preguntas sobre el funcionamiento de los acuerdos de confidencialidad en el sector de la traducción o desea hablar sobre sus necesidades específicas de confidencialidad, no dude en ponerse en contacto con nosotros. Entendemos que la confianza y la discreción son la base del éxito de los servicios lingüísticos.

Póngase en contacto con nosotros

Envíenos un correo electrónico a info@uslanguageservices.com o llame al 1-240-673-2933 para hablar con un miembro de nuestro equipo. Estaremos encantados de guiarle a través del proceso de NDA o de proporcionarle una muestra para su revisión.

Descargo de responsabilidad: Este artículo tiene únicamente fines informativos y no constituye asesoramiento jurídico. Para preguntas o dudas legales específicas, consulte con un abogado licenciado.

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