¿Cómo deben llevar los pequeños empresarios inmigrantes sus registros fiscales?

Para los inmigrantes que inician un pequeño negocio en Estados Unidos, mantener buenos registros es una parte vital de la construcción de un futuro exitoso. Llevar registros le ayuda a mantenerse organizado, hacer un seguimiento de sus ingresos y gastos y tomar decisiones que guíen su negocio hacia adelante. También le ayuda a cumplir los requisitos fiscales y legales. Empezar un negocio en un país nuevo puede resultar abrumador, sobre todo si todavía está aprendiendo las normas fiscales o las prácticas financieras estadounidenses. Pero crear un sistema para llevar un control de sus registros puede facilitarle mucho el proceso. Un buen sistema de mantenimiento de registros incluye mantener en orden sus registros de ingresos y gastos, comprender las obligaciones fiscales de su negocio y realizar un seguimiento de la información sobre nóminas y empleados si tiene previsto contratar trabajadores. Afortunadamente, existen muchas herramientas disponibles para ayudar a los propietarios de negocios a mantenerse organizados, como software de contabilidad para gestionar ingresos y gastos o almacenamiento en la nube para mantener a salvo copias digitales de sus registros. Un sistema bien organizado puede llevar algo de tiempo extra al principio, pero a largo plazo, puede ahorrarle tiempo y ayudarle a evitar dolores de cabeza. Con unos buenos hábitos de mantenimiento de registros, los propietarios de negocios inmigrantes pueden cambiar su enfoque hacia el crecimiento y las oportunidades. En esta guía, responderemos a las siguientes preguntas:

¿Las pequeñas empresas deben llevar registros electrónicos o en papel?

Una de las primeras decisiones que tendrá que tomar a la hora de gestionar las finanzas de su empresa es cómo almacenar sus registros. Tanto los sistemas basados en papel como los electrónicos tienen sus ventajas y sus retos. Comprender estas opciones puede ayudarle a decidir qué enfoque se adapta mejor a sus necesidades como propietario de una pequeña empresa.

¿Qué es el mantenimiento de registros en papel?

Algunas pequeñas empresas siguen utilizando métodos basados en papel para llevar un registro de sus ingresos y gastos. Esto puede implicar mantener copias físicas de facturas, recibos y extractos bancarios. Por ejemplo, el propietario de un negocio puede archivar los recibos en carpetas etiquetadas por mes o categoría, como «Suministros» o «Servicios públicos». Este sistema puede ser atractivo si prefiere trabajar con copias impresas o si aún no se siente cómodo utilizando la tecnología para el mantenimiento de registros. Sin embargo, la gestión de registros en papel tiene sus limitaciones. Los documentos físicos ocupan espacio y mantener un sistema de archivo organizado requiere tiempo y esfuerzo. Los papeles importantes pueden extraviarse, dañarse o destruirse, lo que puede crear problemas durante la temporada de impuestos o las revisiones financieras. Por ejemplo, si la tinta de un recibo se decolora o el recibo se pierde por completo, puede tener dificultades para demostrar un gasto deducible.

¿Qué es el mantenimiento de registros electrónicos?

El mantenimiento electrónico de registros se ha convertido en la opción preferida de muchos propietarios de pequeñas empresas debido a su eficacia y flexibilidad. Utilizando software financiero o herramientas de contabilidad, puede organizar, almacenar y acceder a sus registros digitalmente. Programas como Wave e incluso Google Sheets son opciones populares que satisfacen una amplia gama de necesidades de las pequeñas empresas. Por ejemplo, QuickBooks le permite vincular su cuenta bancaria, categorizar automáticamente los gastos y generar informes detallados. Del mismo modo, Wave proporciona algunas herramientas gratuitas para la facturación y el seguimiento de los gastos si está empezando y desea ver qué tal le funciona el software antes de adquirir un plan más exhaustivo. Independientemente del software que elija, los sistemas electrónicos pueden ayudarle a reducir errores y ahorrar tiempo. Muchos programas clasifican automáticamente las transacciones y reducen la posibilidad de errores que pueden producirse al introducir los datos manualmente. Por ejemplo, hacer los cálculos a mano a veces puede conducir a errores involuntarios, pero el software de contabilidad hace esos cálculos por usted, por lo que es más probable que evite errores. Más allá de ayudar con los cálculos para su negocio, las características de seguridad del software de contabilidad, como la encriptación y las copias de seguridad automáticas, protegen sus registros financieros de robos o pérdidas. Debido a que sus datos se almacenan en la nube, puede iniciar sesión desde cualquier ordenador. Esto significa que incluso si su ordenador se daña, no perderá el acceso a sus registros. Además, el almacenamiento electrónico elimina la necesidad de voluminosos archivadores, manteniendo su espacio de trabajo ordenado y organizado. Si prefiere utilizar dispositivos móviles como ordenadores portátiles y tabletas, muchas herramientas de contabilidad también ofrecen aplicaciones que le permiten realizar un seguimiento de los gastos, enviar facturas o ver informes a través de plataformas móviles. Esto puede ser especialmente útil si se reúne con frecuencia con clientes o proveedores fuera de su oficina. La elección de un método de mantenimiento de registros depende de lo que le resulte más cómodo y práctico para su negocio. Para muchos propietarios de empresas de inmigrantes, la adopción de herramientas electrónicas puede simplificar la gestión financiera al tiempo que libera tiempo para centrarse en el crecimiento del negocio.

¿Qué registros deben llevar las pequeñas empresas?

Una vez que haya determinado en qué desea llevar un control de sus registros empresariales, tendrá que decidir a qué registros empresariales dar prioridad. Los tipos de registros que lleve dependerán de su negocio concreto, pero en general, querrá llevar un control de sus ingresos (el dinero que entra) y de sus gastos (el dinero que sale). La mayoría de las pequeñas empresas utilizan para ello diarios o libros de contabilidad, ya sean electrónicos o en papel. Cada vez que realice una venta o una compra, tendrá un documento que pruebe la transacción. Estos documentos son importantes porque respaldan todo lo que registra en sus libros y todo lo que declara en su declaración de impuestos. Puede agruparlos por año y tipo de transacción para que siempre pueda encontrar lo que necesita cuando llegue la temporada de impuestos. Veamos ahora algunos ejemplos concretos de los tipos de registros que debe conservar.

¿Qué son los ingresos brutos?

Los ingresosbrutos son los ingresos totales que obtiene su empresa por la venta de productos o servicios. Es importante llevar la cuenta de este dinero para poder gestionar su negocio adecuadamente. Los documentos específicos le ayudan a rastrear las fuentes de sus ingresos brutos y a asegurarse de que todo está contabilizado. Por ejemplo, las cintas de caja registradora, registros impresos que muestran la fecha, la hora, los artículos vendidos y la cantidad total pagada, le ayudan a llevar la cuenta de cada venta realizada por su negocio. Los registros de depósitos muestran cuánto dinero ha ingresado en su cuenta bancaria, tanto si se trata de ventas en efectivo como a crédito. Los talonarios de recibos son excelentes para llevar un registro de cada venta y pago que realice. Las facturas se utilizan para las transacciones comerciales en las que ha proporcionado un producto o servicio y espera el pago. Por último, los formularios como el 1099-MISC documentan los ingresos que ha obtenido como contratista o de otros pagos no procedentes de empleados. Cada uno de estos registros contribuye a calcular y seguir con precisión sus ingresos brutos.

¿Qué son las compras?

Cuando se trata de pequeños negocios, las compras son los artículos que adquiere para vender a sus clientes. Por ejemplo, si tiene una panadería, sus compras pueden incluir harina, azúcar y otros ingredientes. Para hacer un seguimiento de estas compras, necesita documentos que muestren a quién pagó, cuánto costó el artículo, cuándo se realizó el pago y el artículo específico que compró. Veamos algunos de los documentos que debe conservar para demostrar las compras.

• Cheques procesados. También conocidos como «cheques cancelados», o cualquier otra prueba de pago, como transferencias bancarias. Por ejemplo, si pagó la harina a un proveedor con un cheque, conserve una copia del cheque procesado.
• Recibos de caja. Por ejemplo, si compró azúcar en una tienda local para su panadería, conserve el recibo que muestra el coste y la fecha de compra.
• Recibos y extractos de la tarjeta de crédito. Si utilizó una tarjeta de crédito para comprar material de panadería, asegúrese de guardar los recibos y extractos de esas compras.

¿Qué son los gastos?

Losgastos son los costes que paga para gestionar su negocio, excluyendo las compras. Por ejemplo, si dirige un negocio de jardinería, sus gastos pueden incluir costes como el combustible para su equipo, la publicidad o la contratación de trabajadores. Para hacer un seguimiento de estos gastos, necesita documentos que muestren a quién pagó, cuánto pagó, cuándo se realizó el pago y para qué fue el gasto. A continuación encontrará algunos de los documentos que debe conservar para demostrar los gastos.

• Cheques procesados. Puede incluir cualquier otra prueba de pago, como transferencias bancarias.
• Recibos de caja. Por ejemplo, si compra suministros en una ferretería.
• Extractos de cuentas. Puede tratarse de cualquier extracto financiero oficial de su banco o de sus cuentas de crédito que resuma sus transacciones del mes.
• Recibos y extractos de tarjetas de crédito. Éstos muestran los gastos pagados con la tarjeta de crédito de su negocio.
• Facturas. Las facturas enumeran los servicios que ha pagado y cuánto debe.

¿Qué son los gastos de viaje, transporte, ocio y regalos?

Cuando deduzca gastos de viaje, entretenimiento, regalos o transporte, necesita probar ciertos detalles de cada gasto. En el caso de los viajes, lleve un registro de los gastos de transporte, alojamiento y comidas. En el caso de las actividades de ocio y los regalos, asegúrese de documentar la finalidad del gasto y quién participó en él. Estos registros le ayudarán a respaldar sus afirmaciones cuando llegue el momento de declarar sus impuestos.Según las directrices del IRS, debe proporcionar pruebas específicas, como recibos, y mantener un registro de la finalidad de estos gastos para tener derecho a deducciones.

¿Qué son los activos empresariales?

Los activos empresariales son las herramientas y bienes que su empresa posee y utiliza para funcionar, como maquinaria, mobiliario de oficina o incluso edificios. Por ejemplo, si tiene una panadería, su horno, sus batidoras y su furgoneta de reparto son activos empresariales. Con el tiempo, estos activos pueden perder valor debido al desgaste o a la edad, un proceso llamado depreciación. Piense en ello como si un coche perdiera valor cuanto más tiempo lo posee, pero en los negocios, puede hacer un seguimiento de esa disminución para ayudar a reducir sus impuestos. Cuando vende un activo, puede obtener un beneficio o incurrir en una pérdida. Por ejemplo, si vende una furgoneta de reparto por más de lo que pagó por ella, eso es un beneficio. Pero si la vende por menos de lo que pagó, eso es una pérdida. Llevar un registro de estas transacciones le ayudará a probar los detalles cuando llegue la temporada de impuestos. Para mantenerse organizado y estar seguro de que está al tanto de los activos de su empresa, he aquí las cosas importantes de las que debe hacer un seguimiento.

• Detalles de la adquisición. Esto se refiere a cuándo y cómo adquirió el activo. Por ejemplo, ¿compró esa furgoneta de reparto nueva o usada? Si se la compró a otra empresa, necesitará la factura para confirmar los detalles de la transacción.
• Precio de compra. Lleve un registro de cuánto pagó por un activo, especialmente a efectos de depreciación. Si compró muebles de oficina nuevos o un horno, documentar el precio ayuda a determinar su valor con el paso del tiempo.
• Mejoras. Cualquier actualización o mejora que realice en los activos debe documentarse. Por ejemplo, si añadió un nuevo software a su sistema informático o renovó una parte de su edificio, eso aumentaría el valor del activo, por lo que es importante mantener un registro de esos costes.
• Deducciones fiscales. Si usted tomó alguna deducción como la deducción de la Sección 179. Esto le permite deducir el coste total de ciertos bienes en el año en que los compra, en lugar de depreciarlos a lo largo de varios años. Por ejemplo, si compró una impresora de alta gama para su oficina, podría deducir el precio total de compra inmediatamente.
• Depreciación. A medida que los activos pierden valor con el tiempo, puede hacer un seguimiento de esa disminución a efectos fiscales. Digamos que su furgoneta de reparto valía 20.000 $ cuando la compró, pero después de cinco años de uso, ahora vale 8.000 $. Puede deducir la pérdida de 12.000 $ a lo largo de los años para reducir sus impuestos.
• Uso en su negocio. Esto se refiere a cómo se utiliza un activo en su negocio. Por ejemplo, el horno de su panadería sólo se utiliza para hornear, lo que es importante tener en cuenta al realizar el seguimiento de la depreciación.
• Detalles de la venta y precio de venta. Asegúrese de documentar cuándo y cómo vende un activo, el precio de venta y cualquier coste de venta asociado. Por ejemplo, si vendió su furgoneta por 15.000 $, tendrá que registrar esa cantidad junto con cualquier gasto.

¿Qué son los registros de empleo?

Los registros de empleo son esenciales para llevar la cuenta del trabajo y los salarios de sus empleados. Estos registros le ayudan a garantizar el cumplimiento de la normativa fiscal y facilitan el cálculo de los impuestos sobre las nóminas. He aquí algunos documentos clave que debe conservar:

• Información sobre lasnóminasde los empleados . Esto incluye registros de los salarios de cada empleado, propinas, comisiones y cualquier bonificación. También debe llevar un registro de las deducciones, como impuestos y prestaciones. Los talones de pago o los registros electrónicos de nóminas son excelentes para esto.
• Contratos de los empleados. Si tiene contratos con sus empleados, asegúrese de guardar una copia. Estos pueden incluir detalles sobre el salario, las prestaciones y las responsabilidades laborales.
• Documentos fiscales. También necesitará guardar los documentos relacionados con los impuestos de los empleados, como los formularios W-2, que resumen los salarios y los impuestos retenidos, y los formularios W-4, que muestran cuántos impuestos hay que retener. Si tiene contratistas independientes, no se olvide de los formularios 1099 para declarar sus ingresos.

¿Qué son los registros fiscales?

Los registros fiscales son los documentos que conserva relacionados con las declaraciones y pagos de impuestos de su empresa. Estos registros le ayudan a preparar sus declaraciones de impuestos y son necesarios si las autoridades fiscales le hacen una auditoría. Esto es lo que debe guardar:

• Formularios de impuestos. Guarde siempre copias de los formularios fiscales que haya presentado, como la declaración de la renta de su empresa, incluidos los anexos, como el Anexo C para empresarios individuales. Estos formularios muestran sus ingresos, gastos y deducciones.
• Pagos de impuestos. Registre cualquier pago de impuestos que realice, incluidos los impuestos federales, estatales y locales. Esto podría incluir el impuesto sobre las ventas, el impuesto sobre la renta, los impuestos sobre la nómina o los impuestos sobre el trabajo por cuenta propia.
• Correspondencia relacionada con los impuestos. Conserve cualquier carta o documento del IRS o de su autoridad fiscal local, como avisos de liquidaciones o devoluciones de impuestos. Estos documentos serán importantes si surgen discrepancias o preguntas en el futuro.

Aunque los puntos anteriores cubren los más comunes que las pequeñas empresas deben registrar, puede haber otros adicionales a considerar dependiendo de su negocio específico. Una vez que haya identificado los elementos de los que debe guardar registros, la siguiente cuestión es cuánto tiempo debe conservarlos.

¿Cuánto tiempo debe conservar los registros empresariales?

El número de años que debe conservar un documento depende de a qué se refiera, como una acción, un gasto o un acontecimiento. Aunque no se trata de reglas exactas, un enfoque inteligente es conservar sus registros durante más tiempo del que cree que los necesitará. Esto le ayuda a estar preparado para cosas como corregir un error en su declaración de la renta, hacer frente a una auditoría fiscal o planificar para el futuro. Es una buena idea conservar los registros que respaldan cualquier ingreso, deducción o crédito que figure en su declaración de la renta hasta que haya pasado el plazo para hacer cambios en esa declaración. Este plazo se denomina período de prescripción. Durante este tiempo, puede corregir su declaración de la renta o solicitar un reembolso, y el IRS también puede revisar sus impuestos y cobrarle más si es necesario. A continuación le indicamos algunos plazos que le ayudarán a decidir cuánto tiempo debe conservar sus registros:

• Tres años. Según el IRS, debe conservar la mayoría de los registros durante tres años. Esto incluye cosas como los documentos de ingresos y gastos utilizados para preparar su declaración de impuestos si no se aplica ninguna de las normas especiales que se indican a continuación.
• Tres años o dos años después de pagar los impuestos. Si solicita al IRS que le devuelva el dinero que pagó de más, lo que se conoce como reembolso, o que reduzca los impuestos que debe debido a un ajuste, lo que se conoce como crédito fiscal, conserve esos registros durante al menos tres años a partir de la fecha en que presentó la declaración. Si pagó los impuestos más tarde que cuando presentó la declaración, conserve los registros durante al menos dos años a partir de la fecha de pago. Utilice siempre la fecha posterior como referencia.
• Siete años para pérdidas de inversiones o deudas impagadas. Si pierde dinero porque una inversión deja de tener valor, como cuando una empresa en la que invirtió cierra, o si alguien le debe dinero y no se lo devuelve, debe conservar los registros que prueben esta pérdida durante al menos siete años.
• Seis años. Si olvidó declarar algunos de sus ingresos y la cantidad no declarada es superior al 25% de los ingresos totales que figuran en su declaración, debe conservar esos registros durante seis años.
• Indefinidamente. Si no presenta una declaración de impuestos, debe conservar sus registros para siempre.
• Registros de impuestos sobre el empleo. Si emplea a personas, conserve los registros de impuestos sobre el empleo durante al menos cuatro años después de que los impuestos venzan o se paguen, lo que ocurra más tarde.

Por último, siempre debe guardar copias de las declaraciones de impuestos que ya haya presentado. Éstas pueden ser útiles a la hora de preparar futuras declaraciones o realizar cambios en las anteriores. Si opta por presentar sus declaraciones electrónicamente con una empresa como TurboTax o similar, debería ser más fácil localizar sus antiguas declaraciones de impuestos. Aunque se trata de directrices generales, siempre es mejor conservar sus registros durante más tiempo para evitar problemas posteriores.

¿Cómo deben prepararse las pequeñas empresas para los registros y deducciones fiscales?

Llevando un registro de sus gastos a lo largo del año, puede asegurarse de tener los documentos necesarios cuando llegue el momento de presentar los impuestos. Hablemos de cómo mantener registros que le ayuden a estar al tanto de sus responsabilidades fiscales.

¿Cuál es la mejor manera de prepararse para las deducciones?

Cada año, necesitará mantener registros minuciosos para prepararse para presentar sus impuestos. Llevando registros precisos, puede hacer un seguimiento del dinero que gasta su empresa y averiguar qué gastos pueden ayudarle a reducir la cantidad de impuestos que tiene que pagar. Hay diferentes tipos de gastos que puede deducir, o restar, de sus ingresos totales para reducir los impuestos que tiene que pagar. A continuación encontrará algunos de los gastos más comunes que las empresas pueden deducir.

• Gastos de explotación. Pueden incluir gastos como el material de oficina, el alquiler de su oficina o espacio de trabajo, los servicios públicos (como la electricidad o el agua) y los gastos de publicidad.
• Viajes de negocios. Si viaja por su negocio, puede deducir los gastos de transporte (como la gasolina o los billetes de avión), alojamiento (estancias en hoteles o moteles) y comidas (alimentos) durante sus viajes de negocios.
• Salarios de los empleados. Si tiene empleados, puede deducir sus salarios, bonificaciones y prestaciones (cosas como el seguro médico o las cotizaciones para la jubilación).

Querrá guardar todos los recibos, facturas y otros documentos que demuestren lo que gastó en estas cosas. Conservar estos documentos le facilitará averiguar qué gastos son susceptibles de deducción. También le ayudará a evitar problemas más adelante si Hacienda le pide pruebas de sus gastos.

¿Cómo debe prepararse para presentar los impuestos?

Cuando llega el momento de presentar sus impuestos, hay algunos pasos importantes que debe seguir. Las pequeñas empresas de EE.UU. tienen que presentar dos tipos principales de impuestos: los impuestos sobre el empleo y los impuestos sobre la renta. Los impuestos sobre el empleo cubren cosas como el dinero que se descuenta de las nóminas de sus empleados para el impuesto federal sobre la renta, la Seguridad Social y Medicare. Los impuestos sobre la renta se basan en el dinero que gana su empresa. Debe conservar sus registros fiscales durante al menos cuatro años. Esto se debe a que el IRS puede pedir ver sus registros durante ese tiempo. He aquí algunos tipos de impuestos y registros de los que debe hacer un seguimiento:

• Retenciones del impuesto federal sobre la renta. Este es el dinero que se toma de las nóminas de sus empleados para el impuesto federal sobre la renta.
• Impuestos de seguridad social y medicare: Estos impuestos también se toman tanto de sus ingresos como de la paga de sus empleados.
• Impuesto federalde desempleo (FUTA): Este es un impuesto que ayuda a pagar los subsidios de desempleo para los trabajadores que pierden su empleo.

Cuando esté listo para presentar sus impuestos, tendrá que organizar sus registros, averiguar cuánto dinero ganó su empresa y calcular cuánto gastó en gastos deducibles. Esto le ayudará a averiguar cuántos beneficios obtuvo su negocio o si tuvo pérdidas. Para presentar sus impuestos, también tendrá que rellenar los formularios proporcionados por el IRS. Algunos formularios comunes que utilizan las pequeñas empresas incluyen el Formulario 1040 y el Anexo C. Dependiendo del tipo de negocio que tenga, es posible que también necesite otros formularios. Muchos propietarios de pequeñas empresas optan por trabajar con un profesional fiscal, como un contable, que puede guiarles a través del proceso. Estos expertos pueden ayudarle a entender qué impuestos debe, encontrar todas las deducciones a las que tiene derecho y asegurarse de que está siguiendo todas las normas. Con su ayuda, podrá centrarse más en hacer crecer su negocio y menos en preocuparse por los impuestos.

Conclusión

Crear y dirigir una pequeña empresa en EE.UU. como inmigrante puede parecer mucho papeleo, pero poner en orden sus registros es uno de los pasos más importantes que puede dar. Establecer un sistema sólido de mantenimiento de registros puede llevarle un poco más de tiempo por adelantado, pero le ahorrará tiempo y estrés en el futuro. Tanto si opta por los registros en papel como por los electrónicos, la clave está en hacer un seguimiento de todos los detalles financieros, desde los ingresos y los gastos hasta los impuestos y la información sobre los empleados. Las herramientas actuales, como el software de contabilidad y el almacenamiento en la nube, hacen que mantenerse organizado sea más fácil que nunca y también ayudan a los propietarios de pequeñas empresas a reducir los errores. Al mantener registros minuciosos, no sólo se mantiene el cumplimiento de las leyes fiscales, sino que también obtiene una comprensión clara de la salud de su negocio. En nuestro próximo artículo, examinaremos más de cerca la gestión de riesgos legales, cubriendo estrategias esenciales para proteger su negocio de posibles responsabilidades legales. Exploraremos temas como el seguro de responsabilidad civil, la creación de políticas y procedimientos legalmente conformes y la colaboración con asesores jurídicos para minimizar los riesgos.

Autor: Aaron Randolph | LinkedIn