¿Qué es una apostilla?

Una apostilla es una certificación que verifica la autenticidad de un documento antes de que se utilice en otro país. La apostilla en sí es un certificado físico que se adjunta al documento que está verificando. La apostilla suele llevar la firma, el sello o el timbre de la autoridad competente que la ha emitido. Una apostilla parece similar a una legalización notarial, pero no es lo mismo.

Una apostilla sólo se utiliza entre naciones que son miembros del Convenio de La Haya de 1961. Este convenio se celebró para que fuera más sencillo para cada nación reconocer la autenticidad de los documentos que se reciben de otras naciones que participan en el Convenio de La Haya. Una apostilla elimina la necesidad de una autenticación posterior de un documento por parte de embajadas o consulados.

Una apostilla debe ser emitida por el país en el que se originó el documento. Este concepto puede resultar confuso, por lo que es útil utilizar un escenario hipotético.

Por supuesto, las apostillas se utilizan para muchos documentos, no sólo para los certificados de matrimonio.

En esta guía trataremos estos temas:

¿Es lo mismo una apostilla que una certificación notarial?

No, una apostilla y una notarización tienen propósitos diferentes.

Una apostilla es una forma especial de verificar la autenticidad de los documentos cuando se utilizan en un contexto internacional. La apostilla facilita a los países extranjeros el reconocimiento de los documentos. Las apostillas sólo pueden utilizarse entre países miembros del Convenio de La Haya de 1961.

La notarización es cuando un notario público actúa como testigo imparcial cuando se firman documentos importantes. El papel del notario es verificar la identidad del firmante y asegurarse de que el documento se está firmando voluntariamente y con plena comprensión.

¿Quién puede emitir una apostilla?

Lo más importante que debe recordar es que una apostilla debe ser emitida por el país donde se originó el documento.

Por ejemplo, si necesita una apostilla para un certificado de matrimonio australiano, obtendrá la apostilla en Australia. O, si necesita una apostilla para un certificado de nacimiento italiano, la apostilla deberá obtenerse en Italia.

Cada país decide qué autoridades pueden emitir apostillas. Las oficinas o autoridades específicas que pueden emitir una apostilla variarán según el país. He aquí algunos ejemplos generales de dónde obtener una apostilla:

• Oficinas gubernamentales: En muchos países, las apostillas son emitidas por oficinas o agencias gubernamentales que se ocupan de asuntos internacionales, legalización de documentos o autenticación. Estas oficinas suelen encargarse de garantizar la validez y autenticidad de los documentos. Algunos ejemplos concretos son:
• • Ministerio de Asuntos Exteriores
  • Ministerio de Justicia
  • Departamento de Estado
  • Secretaría de Estado

• Tribunales o autoridades judiciales: En algunos países, los tribunales o las autoridades judiciales tienen autoridad para emitir apostillas, especialmente documentos relacionados con asuntos legales o judiciales.

Las autoridades que pueden emitir apostillas pueden diferir entre países, por lo que es necesario ponerse en contacto con un profesional para determinar el procedimiento correcto en su país.

La diferencia entre las apostillas federales y estatales en EE.UU.

En Estados Unidos, debe prestar atención a si su documento fue emitido por el gobierno federal o por un gobierno estatal.

Si su documento fue emitido por el gobierno federal, necesitará una apostilla federal. Si su documento fue emitido por uno de los gobiernos estatales, necesitará una apostilla del estado emisor.

¿Qué documentos estadounidenses necesitan una apostilla federal?

Puede distinguir los documentos federales por el funcionario que firmó el documento. Los documentos firmados por un funcionario federal de EE.UU., un funcionario consular de EE.UU. o un funcionario de la Oficina del Jefe de Protocolo del Departamento de Estado de EE.UU. necesitarán una apostilla federal.

Estos son algunos ejemplos comunes de documentos que requieren una apostilla federal:

• Pasaportes de EE.UU.
• Documentos judiciales federales
• Documentos de la Administración de la Seguridad Social (SSA)
• Documentos del Servicio de Impuestos Internos (IRS)
• Documentos de la Oficina de Patentes y Marcas (USPTO)
• Documentos del Servicio de Ciudadanía e Inmigración de EE.UU. (USCIS)
• Documentos de la Oficina Federal de Investigación (FBI)
  • Normalmente se tratará de la comprobación de antecedentes
• Documentos de la Administración para el Control de Drogas (DEA)
• Documentos de la Administración Federal de Aviación (FAA)
• Documentos de la Comisión Federal de Comercio (FTC)

¿Qué documentos estadounidenses necesitan una apostilla estatal?

Los documentos emitidos a nivel estatal, incluidos los certificados de nacimiento, los certificados de matrimonio y los documentos notariales, normalmente deben ser apostillados por el Secretario de Estado o por una autoridad similar del estado emisor.

Estos son algunos ejemplos comunes de documentos que requieren una apostilla estatal:

• Certificados de nacimiento
• Certificados de matrimonio
• Actas de divorcio
• Documentos de adopción
• Certificados de defunción
• Documentos de poder notarial
• Declaraciones juradas
• Expedientes académicos y diplomas
• Licencias profesionales
  • Licencias médicas, legales, de enfermería, dentales, farmacéuticas, de ingeniería, de contabilidad, de trabajo social y de asesoramiento.
• Certificaciones de profesores
• Escrituras y títulos inmobiliarios
• Documentos de constitución de empresas
• Títulos y documentos de matriculación de vehículos
• Registros judiciales estatales
• Documentos fiscales estatales
• Documentos de identidad expedidos por el Estado
• Licencias estatales
  • Licencias de conducir

Apostillas para documentos educativos

Si necesita utilizar un documento educativo en otro país, necesitará una apostilla para ese documento. Pero es importante tener en cuenta que, primero, necesitará que su documento sea certificado por un funcionario de la institución educativa. Aunque el proceso puede variar según la institución, estos son los pasos generales que deberá seguir:

1. Obtenga una copia auténtica oficial de su documento en la secretaría de la institución.
2. Obtenga una declaración jurada redactada por el secretario que atestigüe la validez del documento.
3. Haga que un notario público legalice la declaración jurada.
   • Muy a menudo, las facultades y universidades cuentan con notarios públicos en sus campus.
4. Obtenga una apostilla para todos estos documentos.

Algunos ejemplos de situaciones en las que necesitará utilizar documentos educativos en el extranjero son al solicitar el ingreso a una universidad, un empleo o un visado de trabajo en otro país. En estos casos, puede que necesite presentar sus títulos educativos, diplomas o expedientes académicos.

¿Cómo se apostilla un poder notarial?

Antes de que pueda obtener una apostilla para un poder notarial, éste tendrá que ser legalizado ante notario. El proceso de notarización implica firmar el poder notarial en presencia de un notario público. El rol del notario público es verificar la identidad del firmante y asegurarse de que el poder se otorgue voluntariamente y con pleno entendimiento.

El propósito de notarizar un poder es añadir una capa adicional de autenticidad y credibilidad al documento. Confirma la validez del documento y de las firmas que lo acompañan. La notarización brinda a la parte receptora la seguridad de que el poder tiene validez legal.

Una vez notarizado, puede proceder a obtener una apostilla para el poder. La apostilla autentificará la firma del notario, verificando la legitimidad del documento para su uso en países extranjeros que sean miembros del Convenio de La Haya.

¿Tendré que traducir mis documentos?

Sí, y es diferente si presenta un documento en un país extranjero o un documento en EE.UU., por lo que hablaremos de ambos.

Al presentar documentos de EE.UU. en un país extranjero

Cuando utilice documentos oficiales de EE.UU. en un país extranjero o en un consulado, tendrá que traducir el documento y su apostilla al idioma oficial de ese país. Estas traducciones deben ser realizadas por un servicio de traducción certificada o equivalente de acuerdo con las leyes de ese país.

Al presentar documentos extranjeros en EE.UU.

Según el Departamento de Estado de EE.UU., cuando utilice un documento extranjero en EE.UU. deberá traducir tanto el documento como su apostilla al inglés con un servicio de traducción certificada. El documento también tendrá que ser verificado como una traducción fiel por un traductor certificado. Algunos documentos que comúnmente necesitan ser traducidos y certificados son estos:

• Antecedentes penales
• Certificados de nacimiento
• Certificados de defunción
• Certificados de matrimonio
• Sentencias de divorcio
• Expedientes académicos

Solicitar una traducción certificada

Autor: Aaron Randolph | LinkedIn